تصميم و ابزار
مذاكره با دوستي در مورد كاربرد ابزارهاي مديريتي انگيزه اي شد براي تفكيك بين مرحله تصميم گيري و به كارگيري ابزارهاي مديريتي.
اين مطلب مختصر به منظور تلاش براي تفكيك اين دو فاز مهم نگاشته شده است.
گاهي ما تصميم به كاري گرفته ايم، بعد دنبال ابزار مناسب ميگرديم. مثل وقتي كه تصميم داريم پيچي را باز كنيم، اين پيچ بايد بنا به ملاحظاتي باز شود، ملاحظاتي كه قبلاً سنجيده و ارزيابي شده اند و نتيجه آن روشن و محكم است. بعد از روشن شدن موضوع، حالا نوبت يافتن ابزار مناسب است. مثلاً سازمان تصميم به تجديد ساختار سازماني دارد، براي چينش جديد نيروها،ابزارهايي نياز دارد كه بهترين و مناسب ترين انتخاب را براي هر سمت در سازمان انجام دهد.
گاهي براي گرفتن يك تصميم نياز به ابزاري داريم. مثلاً براي انتخاب روش مناسب براي درمان يك بيماري، ميخواهيم تصميم بگيريم. اينجا ابزاري لازم داريم كه برايمان تصميم سازي كند. مثل آزمايش خون و انواع آزمونها پزشكي كه معمولاً از آسان به سخت از آنها استفاده ميكنيم: آزمايش خون، بعد عكسبرداري و بعد كارهاي ديگر. مثل زماني كه سازمان تصميم به بهبود عملكرد تيمهايش گرفته است، در اين مقطع نياز دارد كه بداند تيمهايش چرا بازدهي پائيني دارند، براي اين سنجش و عارضه يابي به سراغ ابزارهاي مديريتي ميرود تا دريابد كه بايد ساخت تيمها را تغيير دهد، يا نيروهاي جديد به تيم ها اضافه كند، يا اساساً انتظاراتش را از تيمها تغيير دهد.
گاهي هم براي دريافت و شناسائي وضع موجود، از ابزارها استفاده ميكنيم. اين درست مثل كنترلهاي ادواري است كه در بحث سلامت شخصي انجام ميدهيم. ما دنبال بيماري خاصي نميگرديم، بيماري خاضي هم نداريم كه در پي شناسائي ريشه ها و گسترش آن باشيم، فقط ميخواهيم بدانيم بدن ما در چه وضعيتي قرار دارد. مثلاً سازمان ميخواهد كنترل كند كه اهداف مديران ارشد و مساعي كاركنان، همسو هستند؟ درك مشتركي در سازمان وجود دارد؟ سازمان تطبيق پذيري لازم با تغييرات محيطي را دارد؟
در همه حالات فوق، ابزارها فقط نقش يك ابزار را دارند و مهم اين است كه بدانيم اگر استفاده از ابزاري منجر به مثلاً اخراج فردي ميشود، اين ابزار نيست كه اين تصميم را ميگيرد، يا اقلاً هنوز چنين ابزاري پيدا نشده است، اين مديران هستند كه براي اجرائي نمودن يك تصميم، مثلاً تقليل نيروها، سراغ ابزاري ميروند تا سازمان را ضمن تقليل نيرو با كمترين آسيب مواجه كنند. اطلاعات و تحليلهايي كه ابزارها ميدهند، از تصميمات گرفته شده پشتيباني ميكنند يا اطلاعات بيشتر، جامع تر و دقيق تري از عواقب تصميمها بدست ميدهند.
اما گاهي ديده ميشود كه برخي مديران گناه تصميمات خود را به گردن اين ابزارها مي اندازند. يا كاركنان از يافته هاي اين ابزارها گله ميكنند كه سبب تغيير شرايط كاري آنها شده اند. اين برداشت و ادعا صحيح نيست.
انتخاب ابزار مناسب در زمان مناسب براي هدفي مشخص، كارآئي ابزارها را تضمين ميكند، اينكه دلخوش باشيم كه با استفاده از فلان ابزار تمام مشكلات ما حل ميشود، ساده انگاري اي است كه فقط در سازمانهايي ديده ميشود كه هنوز به بلوغ نرسيده باشند.
سربلند باشيد