كار مهم - كار فوري
چشم آبي ها براي موفقيت در اين موارد، ابزارهاي بسيار بسيار ساده اي دارند (عمده آنها هم ريشه در شرق دارد، كه التبه مهم نيست، مهم اين است كه آنها از اين ابزارها استفاده ميكنند)، كه استفاده از آنها را "آموخته اند".
يكي از اين ابزارها، ابزاري است كه گويا آقاي آيزنهاور براي اولويت بندي كارهايش از آن استفاده ميكرده است. مطمئنم كه وقتي با كاركرد اين ابزار آشنا شويد، در اينكه آيزنهاور به عنوان يك رئيس جمهوري از اين ابزار ساده استفاده ميكرده، ترديد خواهيد كرد، اما باور كنيد. البته بايد به اسم آقاي دكتر استفان كاوي هم در ابداع و استفاده از اين روش اشاره كرد.
اين ابزار كار ها را به 2 دسته اصلي تقسيم ميكند:
كارهاي مهم: كارهايي كه خروجي آنها بر دستيابي به نتيجه در كار شما اثر ميگذارد.
كارهاي فوري: كارهايي كه نيازمند توجه فوري هستند و اغلب در راستاي حصول نتايج ديگران هستند.
ما معمولاً بر كارهاي فوري تمركز ميكنيم، اين كارها هستند كه عمده انرژي ما را جذب ميكنند،چون عدم توجه به آنها، عواقب خوبي ندارد.
در اين روش كارها با تركيب كارهاي مهم و فوري به 4 دسته تقسيم ميشوند
- كارهاي مهم و فوري: دو نوع كار هست كه هم مهم و هم فوري هستند. يا آنها كه ما موفق به پيش بيني آنها نشده ايم، يا آنها كه انجام آنها را مرتباً به تاخير انداخته ايم تا به مرحله فوري رسيده اند. در مورد اين كارها چند نكته هست. در مواجهه با تمام كارهاي اين دسته بايد ابتدا بررسي كنيد كه آيا ميتوانستيد اين كار را پيش بيني كنيد، يا چرا آن را دائم به تاخير انداخته ايد تا به اينجا رسيده ايد؟ به اين روش، برنامه ريزي خود را بهبود ميدهيد و در آينده كمتر با اين كارها مواجه ميشويد.
اما گاهي واقعاً كارهاي غير قابل پيش بيني رخ ميدهند، بنابراين لازم است كه در برنامه كاري خود هميشه مقداري زمان آزاد يا منعطف پيش بيني كنيد كه به اين دسته از كارها اختصاص دهيد. گاهي حتي لازم ميشود كه بخش قابل توجهي از كارها را بر اساس يك پيش آمد غير منتظره، از نو برنامه ريزي كنيد. - كارهاي فوري و غير مهم (وقفه ها): اين كارها، كارهايي هستند كه شما را از رسيدن به اهدافتان دور ميكنند. در مواجهه با اينكارها كه معمولاً از سوي همكارانتان به شما ارجاع ميشوند، اين است كه از خود بپرسيد كه آيا واقعاً بايد اين كار انجام شود؟ آيا واقعاً من بايد آن را انجام دهم؟ ميتوانيد همكارانتان را تشويق كنيد كه مشكلاتشان را خودشان حل كنند. همچنين ميتوانيد با ترتيب دادن جلسات منظم، در زمانهاي برنامه ريزي شده، منشاء اين مشكلات را بشناسيد و قبل از آنكه به صورت فوري به شما ارجاع شوند، توسط خود فرد حل يا انجام شوند. به اين ترتيب اين كارها را از گروه فوري ها خارج ميكنيد.
- كارهاي مهم اما غير فوري:اين گروه، مهم ترين گروه از كارهاي شما هستند،اينها كارهايي هستند كه دقيقاً در راستاي اهداف شخصي و حرفه اي شما هستند،بهترين زمانها و بيشترين وقت را به اين كارها تخصيص دهيد. آنها را به موقع انجام دهيد تا به گروه فوري ها نروند، به اين ترتيب احتمال رعايت برنامه زمان بندي را افزايش داده و از وارد شدن تنش به خودتان، در اثر فوري شدن اين كارها، دوري ميكنيد.
- كارهاي غير مهم و غير فوري (وقت تلف كن): اين كارها فقط تمركز شما را بر هم ميزنند و در صورت امكان بايد از آنها دوري گزيد. اينها معمولاً كارهايي هستند كه ديگران، بدون دليل روشن، دوست دارند كه شما آنها را برايشان انجام دهيد. اين كارها هيچ ربطي به برنامه ها و اهداف شما ندارند و بهتر است با كمال ادب و در عين حال محكم به آنها "نه" بگوئيد. ديگران هم وقتي شما را مصمم و سازمان يافته ببينند، كم كم از ارجاع اين كارها (كه ممكن است در اثر تنبلي انجامش نداده باشند) به شما، منصرف ميشوند.
اما از ديدگاه رفتار سازماني، آدمهاي I به سختي "نه" ميگويند، چون نميخواهند ديگران را آزار دهند. به همين ترتيب از "نه" شنيدن هم خيلي آزرده ميشوند، بنابراين بايد در اينگونه برخورد با اين گروه،خيلي مراقب بود.
آدمهاي D استاد ارجاع كارهاي روتين يا پر جزئيات خود به ديگران هستند. سعي كنيد براي آنها دستيار يا كمكي به اين منظور پيش بيني كنيد و اگر تعداد ارجاعهاي غير لازم آنها زياد شد، صريح، محكم،مودب و در يك مكالمه كوتاه به آنها تذكر دهيد.
C ها بعيد است كسي را آن قدر دقيق ببينند كه كارشان را به او ارجاع دهند، در ضمن آنها ميخواهند تمام جزئيات را وارسي كنند. پس به آنها اهميت توجه به زمانبندي را در كنار ضرورت حفظ كيفيت تذكر دهيد.
S ها عاشق برنامه زماني هستند. اما ممكن است به علت تحمل زيادي كه دارند، نتوانند خوب "نه" بگويند. به آنها كمك كنيد كه در برابر حمله هاي احتمالي از سوي D ها، مصون بمانند.
سربلند باشيد.
اين نوشته از اينجا الهام گرفته شده است.