خيلي از سازمانها دوست دارند،‌يا مجبورند كارشان را به صورت تيمي انجام دهند. اما واقعا براي اينكه تيمهاي ما كار كنند، چه بايد كرد؟

در اين مطلب به بحث در مورد 3 شاخصه لازم براي اينكه تيم ما كار كند،‌ خواهم پرداخت.

شاخصه هاي اصلي را من تعامل، هم كاري (مخصوصاً جدا نوشتم) و هم دلي ميدانم.

البته اگر شما هم شاخصه هاي ديگري پيشنهاد كنيد،‌ من مخالفت نميكنم، اما به نظرم خوب است اول روي مهمترها كار كنيم تا بعد به درجه هاي بعدي اهميت برسيم.

عجي داستاني است اين تعامل. در همه زمينه ها، هر جا ميخواهيم بهتر شويم، هست. بهتر يعني چه؟ من بهترين تعريفم براي "بهتر بودن" اين است كه با صرف انرژي كمتر، به نتايج بهتر رسيدن. چطور ميشود كمتر انرژي مصرف كرد؟ از جاهائي كه انرژي ما را هدر ميدهند،‌دوري كنيم. مثل اصطكاك. هم در فيزيك اين عامل انرژي را هدر ميدهد، هم در زندگي و كار.

چطور از اصطكاك جلوگيري كنيم؟ با تعامل، با حرف زدن. چطور حرف بزنيم؟ نيازاريم، احترام بگذاريم، منطق داشته باشيم.

جالب است، به نظرم اين تعامل همان است كه در سازمان "بر هر درد بي درمان، دواست"

بگذريم.

آمار جالبي هست كه ميگويد 70% اشتباهات كاري،‌ در نتيجه مستقيم ضعف در تعاملات كاري رخ ميدهند. خيلي عدد بزرگي است. آن قدر بزرگ كه اگر نصفش هم راست باشد، باز هم بزرگ است:-)

تحقيقات ديگري نشان داده كه فقط 7% (بله هفت درصد) از آنچه ما تعامل ميدانيم، به صورت شفاهي انجام ميشود.

معمولاً برقراري رابطه و تحقق تعامل بيشتر در اين است كه "پياممان" را چطور منتقل ميكنيم، نه اينكه چه ميگوئيم.

حتما اين تجربه را داريد كه با بعضي ها با يك نگاه ميفهميد كه چه ميخواهند، اين همان تعامل است و اين حاصل دنيايي كار و ارتباط است تا به اينجا رسيده است. حالا فكر كنيد كه در تيمي كار ميكنيد كه همه با يك نگاه، يا يك كلمه، ميفهمند كه چه خبر است. راندمان چه ميشود؟ يا برعكس، تيمي را فرض كنيد كه براي اينكه بدانيم در تيم چه خبر است، بايد ساعتها جلسه و درگيري را پشت سر بگذاريم (اصطكاك). خوب حالا راندمان كجاست؟

از همينجا مفهومي تحت عنوان تعامل موثر مطرح ميشود. اين مفهوم به ويژه وقتي پاي تيمها در ميان است،‌نقش مهمي دارد. اين تعامل موثر عين يك خيابان دوطرفه است كه پيامها در آن در حركتند، از شما و به سوي شما. اما يك نكته مهم وجود دارد. پيامي كه شما ميخواهيد بدهيد مهم نيست،‌پيامي كه طرف شما دريافت ميكند مهم است و عمل ميكند.

من عاشق اين جمله اخيرم. ما فكر ميكنيم كه خوش قلبيم، فكر ميكنيم كه خير خواهيم. بعد ميرويم به يك جوان ميگوئيم كه "احمق، چرا درس نميخواني؟" يا "اين چه ريختيه؟" بعد هم فكر ميكنيم كه بابا اين جوونا اصلاً نميفهمن. من كه به سن اينا بودم...

ما تمام شخصيت او را به هم ريختيم، او ديگر بقيه كلام را نميشنود. پيامي كه دريافت ميشود، اصلاً در آن خيرخواهي و شعور نيست. من خودم استاد اين كارم كه بد پيام بفرستم. اعتراف ميكنم. بگذريم.

پيامي كه دريافت ميشود مهم است، نه پيامي كه ما ميخواهيم بفرستيم. پس بايد مطمئن شويم كه پيامي كه ميخواهيم بفرستيم و رد و بدل كنيم، درسد دريافت شده باشد.

هر قدر به اين موضوع كمتر توجه كرده باشيم، به مرور داستان پيچيده تر ميشود. چرا؟ چون افراد از هم ارزيابي هايي دارند. در واقع افراد قبل از آنكه شما دهانتان را باز كنيد، در مورد آنچه ميخواهيد بگوئيد قضاوتي دارند كه خيلي سخت است آن را تغيير دهند. آنها از شما بر اساس عملكرد گذشته تان، قضاوت دارند. حتما ديده ايد، وقتي جمعي را دعوت ميكنيد، همه از قبل ميگويند " آها باز ميخواهد راجع به ... صحبت كند." 

ميگويند كه "درك" كليد تعامل شفاف است. يعني اينكه شما بدانيد كه چطور ميخواهيد پيامتان را ارسال كنيد و اطرافيان شما چطور ترجيح ميدهند كه پيام را دريافت كنند. درست همانطور كه يكي ترجيح ميدهد تلفن كند، و يكي ترجيح ميدهد ايميل بزند. اين هم همانطور است و بديهي است كه هر قدر شما پيامتان را به شيوه اي كه براي مخاطب قابل درك تر باشد، ارسال كنيد، در ارسال پيام موفق تر خواهيد بود.

شناخت شاخصه هاي رفتاري همكاران اينجا نقش مهمي دارد. اگر درك كنيد كه افراد به شويه هاي مختلف كار ميكنند، و به شيوه ها يمختلف "پيام دريافت ميكنند" و رفتارتان را با آنها تنظيم كنيد، گامهاي بلندتري ميتوانيد برداريد. شك نكنيد.

عدم توجه اين مسئله، مصداق همان "به در بسته زدن" است.

اما در مورد همكاري، با هم كار كردن، واقعا  ميتواند سخت باشد. يك تيم را در نظر بگيريد. يكي از تيمهائي كه دور و برتان ميبينيد. افرادي در آن هستند كه براي خواسته هاي تيمي و سازماني شان، پافشاري ميكنند، مصمم هستند و هدف محورند. بله درست حدس زديد، منظورم D هاي تيم است. اما در كنار اينها، افرادي هم هستند كه سيستماتيك، دقيق و مراقب هستند، يعني تركيبي از C ها و S ها.

اينها اصلاً انگيزه هاي هم را درك نميكنند. چه بسا در دل، به هم ميخندند. حالا به اين تفاوت انتظارات و اهداف، تعامل ضعيف را هم اضافه كنيد. نتيجه چه ميشود؟ تنش و برخورد در تيم. يكي به سمت نتيجه ميراند،‌ديگري كار او را نگه ميدارد چون به نظرش هنوز كيفيت كافي را ندارد. در حاليكه شما اينها را كنار هم گذاشته ايد تا با حفظ كيفيت به نتيجه برسيد. :-) بايد تيمتان را به سطح لازم از درك متقابل برسانيد تا بتوانند با هم، هم كاري كنند.

عامل بعدي، كه به قول خارجي ها آخري است، اما نه به اين معني كه بي اهميت ترين است، هم دلي است. من هم دلي را براي ترجمه ‍Collaboration  انتخاب كردم و اين انتخاب را از حرفهاي آقاي دكتر باراندوست الهام گرفته ام.

اين هم دلي يعني اينكه مسئله ها را با هم حل كنيم، ايده هاي يكديگر را، براي بهتر شدن، نه تخريب، به چالش بكشيم و با هم برنامه بريزيم و تيم را اداره كنيم و جلو ببريم. اين همان جائي است كه بعضي تيم ها به بن بست ميرسند. مطلوب، بحث و مناظره است، اما به سادگي و در بسياري موارد تبديل به بازي اتهام زني و مقصر يابي ميشود. هر كس انگشت اتهام را به ديگري نشانه ميرود. اينجا كار تيم تمام است، اگر به دادش نرسيم.

چيزي يك تيم رويايي را از يك تيم جهنمي متمايز ميكند، پايه درك مشتركي قوي است. اگر قرار است تيم به جائي كه بايد، برسد، بايد همه خودآگاهي لازم و نيز آگاهي از نيازهاي رفتاري يكديگر داشته باشند.

من اگر بدانم كه اين فرد C نميكذارد من جلوتر بروم، چون فكر ميكند شواهد كافي در دست نيست، حتماً برايش فراهم ميكنم يا به نوعي راضيش ميكنم، اما اگر باورم اين باشد كه فقط قصدش آزار است، خوب من هم آزارش ميدهم. به همين سادگي.

بايد اين مفهوم پذيرفته باشد كهدر تيم، "ما" هدف مشتركي داريم و "ما" به يك راهبرد مشترك نياز داريم كه به آن هدف برسيم. تفاوتهاي ما به مفهوم بد و خوب، بهتر و بدتر نيست. بابد با هم كار كنيم.

اعضاي يك تيم موفق با شاخصه هاي رفتاري اعضاي تيم آشنا خواهند بود و ميدانند كه هر عضو تيم چه دستاوردي براي تيم خواهد داشت. (يكي دقت،‌يكي سرعت، يكي ارتباطات، يكي تحليل و ....).

همچنين هر عضو تيم به محدوديتهاي خود هم آگاه است. يعني ميداند كه او سريعترين تصميم گيرنده تيم نيست. پس بي شك خود را براي اتخاذ تصميمهاي سريع، نامزد نميكند، چون خودش آسيب خواهد ديد و فشار بي حدي را بايد تحمل كند.

اعضاي تيمهاي موفق، اگر درست چيده شوند و به آنها آگاهاي لازم داده شود، ياد ميگيرند كه در كجا بايد به تيم كمك كنند و در كجا، كمك آنها حتي ميتواند عدم دخالت باشد، چون ديگراني هستند كه در آن زمينه هاي مناسب ترند.

تيمها اغلب به خاطر نيازهاي تامين نشده، تقابلهاي حل نشده، تضادهاي رفتاري و شخصيتي و عدم اعتماد بين اعضاي تيم، شكست ميخورند. اگر رفتار هر عضو تيم را بدانيم و بدانيم كه در هر شرايطي چه عكس العملي نشان خواهد داد، اين پتانسيلهاي شكست، كم رنگ تر ميشوند و خودآگاهي، كليد توانائي است.

سربلند باشيد