شنونده خوبي باشيد
معمولاً در جلسات كاري، تصورمان اين است كه افرادي كه بلند تر و بيشتر صحبت ميكنند، بيشتر بر جلسه و تصميمات آن اثر ميگذارند، اما واقعاً اينطور نيست.
افرادي كه بيشتر و بلند تر صحبت ميكنند، به كرات و بدون توجه صحبتهاي ديگران را قطع ميكنند و در صحبتهايشان كه فراوان است، اثري از توجه به گفته هاي ديگران ديده نميشود، (معمولاً High D ها) حجم بيشتري از گفته شده هاي جلسه را به خود اختصاص ميدهند، اما لزوماً بيشترين اثرگذاري را بر نتايج جلسه ندارند.
اول بايد از اثرگذاري تعريف مشتركي داشته باشيم و بعد ببينيم چه اتفاقي مي افتد و ما در كجاي اين طيف هستيم؟
اثرگذاري يعني بتوانيم شرايطي را فراهم كنيم كه حاضرين بعد از خاتمه جلسه احساس كنند كه در مورد نتايج جلسه توافق وجود دارد، همه در اين نتايج نقش و سهم داشته اند، و آنها به اين نتيجه رسيده اند.
هر شخص كه احساس كند نتايج ظاهري جلسه به او تحميل شده، يا نظرات او ناديده گرفته شده، يا به او براي ارائه نظرش مهلتي داده نشده، براي تحقق اهداف و يافته هاي جلسه،انگيزه اي نخواهد داشت.
بايد يادمان باشد كه نتايج جلسه، جملات كوتاه مختصري نيست كه در برگه اي نوشته ميشود، نتايج جلسه نكات ريزي است كه بر قلب و روان حاضرين نقش ميبندد!
اگر شما يك فرد با شاخصه رفتاري S پرشدت را در بحث مشاركت نداده باشيد، و سرعت جلسه آن قدر زياد باشد، يا جلسه آن قدر پر تنش باشد، يا جلسه چنان بي مقدمه تشكيل شده باشد كه تحليلگران شما فرصت تجزيه و تحليل اطلاعات را نيافته باشند، بعيد است كه بتوانيد از نظرات اين دسته، كه معمولاً هم بسيار با ارزش است، بهره مند شويد.
اگر در جلسه تصميماتي گرفته شود كه دليل و شاهد و مدرك و آمار درست و قابل اتكائي براي آن ارائه نشده باشد، بعيد است كه افرادي با C بالا، براي اجرا و تحقق آن تصميمات با شما همراه شوند. آنها به پاسخي براي چراهايشان نياز دارند.
حالا يك جلسه را در ذهنتان مجسم كنيد. درست است كه احتمالاً يك يا چند نفر بيشتر حرف ميزنند و به ظاهر اعضا را دنبال خود ميكشند، اما عده اي هم هستند كه ساكت هستند و بيشتر گوش ميكنند. آنها با اين گوش كردنشان، زمان را براي تجزيه و تحليل اطلاعاتي كه دريافت ميكنند، مصرف ميكنند. اينها دقيقاً مصداق كم گوي و گزيده گوي چون در، هستند. اينها معمولاً در زمان نوشتن صورت جلسه، چند نكته ظريف را مطرح ميكنند كه گاهي تمام حرفهاي افراد پرحرف را بي اثر ميكند.
در تحقيقي كه انجام شده، ديده شده كه از نظر كاركنان سازمان، افرادي اثرگذار تر بوده اند كه در جلسات كمتر صحبت كرده اند و بيشتر شنونده بوده اند.
I ها و D هاي عزيز كه وقت زيادي از جلسه را به سخنراني،گاهي امر و نهي و گاهي تعريف از خود ميپردازند، بايد متوجه باشند كه با اينكار دارند مرتباً از اثرگذاري خود ميكاهند.
افرادي با C و S بالا، به محض اينكه حرفهاي شما از دايره منطق خارج شود، توجه و تمركز به حرفهاي شما را از دست ميدهند و لذا آن همكاري و هميتي كه شما از جلسه انتظار داشته ايد، حاصل نميشود. وقاي افراد را به جلسه دعوت ميكنيد، بگذاريد حرف بزنند، نظر بدهند و خود را صاحب موضوع بدانند، آنگاه به هر نتيجه اي برسند، خود را صاحب آن جمعبندي ميدانند و حتي بيشتر از شما براي تحقق آن ميكوشند.
راستي هيچوقت محاسبه كرده ايد كه هزينه يك جلسه كاري يكساعته واقعاً براي سازمان چقدر است؟ و اگر دستاوردي نداشته باشد، چه ضرري متوجه سازمان ميشود؟ از اين هزينه و زمان بايد درست و خوب استفاده كرد.
اين مطلب از سايت خوب مديران ايران هم در زمينه اثربخشي جلسات كاري است.
سربلند باشيد
راستي: اگر ميخواهيد با مدل ديسك و شاخصه هاي رفتاري D,I,S و C آشنا شويد، ميتوانيد از جمله اين مطلب، يا اين مطلب را مطالعه فرمائيد و اگر سوالي داشتيد در بخش نظرات بفرمائيد تا در حد بضاعتم، پاسخگو باشم.